Artigo: Dicas de como administrar o tempo no trabalho

Como administrar o tempo no trabalho. Foto: Reprodução

Quantas vezes, ao final do dia, percebe que não fez tudo que precisava fazer?

Por Jussara Barni / Consultora empresarial

As horas voam, o tempo corre, passa o ano e já é Natal novamente. E de repente chega o momento de traças suas metas para o ano novo e você se dá conta de que não conseguiu cumprir metade das que traçou no ano anterior.

O que vem na mente é: “EU SÓ TRABALHO, NÃO TENHO TEMPO PARA NADAAAAAA!”

Pois bem, você não está sozinho nesse barco!

Grande parte de nós não sabe administrar o tempo e acabamos sendo levados por ele. A falta de tempo gera desmotivação, baixa estima, estresse e até mesmo a depressão.

Passamos mais tempo trabalhando do que ao lado das pessoas que amamos. Isso é extremamente prejudicial à nossa saúde física e mental.

Administrar o tempo nos dias de hoje se tornou algo totalmente indispensável e necessário.

Segundo pesquisa realizada por uma empresa de recrutamento e seleção, no trabalho, os principais motivos da falta de tempo são porque:

– Estamos mais interessados em sermos EFICIENTES fazendo certas coisas do que em sermos EFICAZES fazendo as coisas certas.
– Estamos mais preocupados com as atividades do que com os resultados.
– Não estabelecemos prioridades e não agimos decididamente na hora certa.
– Não estamos conscientes de nossas ações e seus resultados.

MAS… Como equilibrar nossas obrigações com o lazer? É possível concluir as atividades durante a jornada normal de trabalho?

Para responder essas perguntas vou ajudar você com métodos eficazes de Administração do Tempo.

Conceitos que aprendi lendo e praticando todos os dias.

  • Organize seu ambiente de trabalho: separando suas atividades e desenvolvendo métodos de controle. Livre sua mesa de papéis e anotações desnecessárias. Separe os documentos em pastas e deixe em cima de sua mesa ou em um local que possa ver sempre. Gavetas são as melhores amigas do esquecimento,
    pois isso, não guarde nada que for importante nelas.
    No computador, exclua arquivos desnecessários, dê nomes claros a cada arquivo e faça backup diariamente em pen drive, HD externo ou na nuvem.
  • Organize suas atividades e tarefas: estabeleça objetivos e metas de forma clara e objetiva. Crie uma lista das suas atividades e anote-as em uma agenda ou em arquivo virtual. Feito isso, organize-as conforme urgência – prioridade – e importância defina uma rotina de execução de tarefas diário ou semanal e siga-a.
  • Urgente e Importante: urgentes são as atividades tem prazo curto de entrega ou que precisam ser executadas naquele momento, não podendo ser adiadas. Importantes são aquelas necessárias, essenciais, que exigem planejamento e possuem um tempo maior para realizar.
  • Negocie prazos: Quando lhe passarem uma atividade ou meta, sempre negocie o prazo de entrega, lembrando das atividades que você já tem em andamento. É melhor pedir um dia a mais do que entregar com atraso.
  • Execução de tarefas: Não perca tempo “apagando incêndios”. Execute uma atividade de cada vez.
    Tentar fazer tudo ao mesmo tempo além de deixa-lo nervoso, vai fazer com que você demore muito mais na conclusão de cada atividade. As interrupções nos fazem perder o foco e quando isso acontece, demoramos para voltar ao ritmo inicial.

Outros fatores da perda de foco são os celulares e as redes sociais. Fique longe deles durante o período que estiver realizando suas atividades.

  • Delegue tarefas: Não tente fazer tudo sozinho. Muitos profissionais centralizam as atividades com receio de que tomem seu lugar ou que as tarefas não sejam feitas corretamente. Aprenda a trabalhar em equipe e confiar no trabalho dos seus colegas e subordinados, respeitando seus conhecimentos e habilidades.
  • Tire um tempo durante o expediente: Trabalhar no horário do almoço para agilizar sua rotina só vai deixá-lo mais stessado. Faça uma pausa rápida, tome um café no meio do dia, saia um pouco da sua mesa ou posto de trabalho e esfrie a cabeça.
    Tenha certeza de que quando voltar, terá mais energia e concentração para continuar seu trabalho.
  • Respondendo E-mails: Tente determinar horários para responder seus e-mails. Classificar seu grau de prioridade, pode ser uma alternativa para que você mantenha foco no que está fazendo.
  • Diga NÃO: Antes de tentar ajudar seus colegas ou “pegar” mais tarefas, analise as que você já tem.
    Caso esteja sobrecarregado, saiba dizer um “não” educadamente, explicando os motivos. Assumir novas responsabilidades sem ter certeza se dará conta de fazer não é uma boa opção.

Colocando em prática essas dicas você terá melhor aproveitamento do seu dia e tempo livre para fazer e aprender coisas novas.

Da Redação com informações do Portal Administradores

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